Cara Menghadapi Deadline
dengan 5 tips ini.
Tidak jarang kita menetapkan suatu deadline, dan berujung mengerjakannya sehari sebelum deadline atau bahkan satu jam sebelum deadline. Banyak faktor yang menyebabkan kita terus berputar di ‘lingkaran setan’ ini. Diantaranya:
- Terlalu banyak tugas yang harus diselesaikan.
- Terus menunda.
- Tidak memahami cara menghadapi deadline.
Lalu, apa yang dapat kita lakukan untuk terhindar dari ‘lingkaran setan’ itu dan dapat mengatur deadline dengan baik?
Tenang saja, aku akan membagikan tips untuk menghadapi deadline. Berikut ini aku jabarkan:
Know Your Prioritize
Hal pertama yang kita lakukan ialah mengetahui dan menetapkan skala prioritas kita. Kalian bisa menggunakan metode di bawah ini, dengan membagi tugas kita ke dalam 4 kuadran Eisenhower Matrix.
Setelah membagi tugas kita ke dalam 4 kuadran itu. Sekarang kita bisa memetakan tugas mana yang lebih dahulu kita kerjakan, tugas mana yang harus dijadwalkan, didelegasikan ke orang lain, dan yang tidak harus kita kerjakan.
Breakdown Into Small Piece of Task
Setelah mengetahui pemetaan dari setiap tugas menggunakan prinsip Eisenhower Matrix. Kita dapat melakukan pemecahan atau perincian tugas menjadi sekumpulan tugas-tugas kecil, jikalau tugas yang kita ingin kerjakan masih terlihat cukup besar. Bagaimana cara membaginya?
Sebagai contoh, kita memiliki tugas untuk membaca 100 halaman jurnal dalam waktu 1 minggu. Melihat jumlah dari halamannya saja sudah membuat kita malas, apalagi kalau dalam jurnal hanya terdiri dari tulisan saja. Dengan memecahkan tugas ke bagian yang lebih kecil, kita bisa membaginya menjadi membaca hanya 15 halaman tiap harinya. Tetapi, kalau 15 halaman masih terlihat besar, kita bisa memecahnya lagi menjadi 5 halaman dalam rentang waktu pagi, siang, dan malam tiap harinya.
Dengan begitu, angka yang terlihat besar dan tugas yang terlihat banyak, akan terasa lebih ringan dengan menggunakan metode ini.
Avoid Distraction and Multitasking
Sesaat dan saat mengerjakan tugas kita harus menyingkirkan segala hal yang membuat kita terdistraksi atau terganggu. Tentunya setiap orang berbeda-beda. Distraksi bisa berasal dari benda, kondisi, dan situasi. Seperti halnya aku akan terdistraksi ketika situasi sekitar ramai dan berisik. Maka, seharusnya kita menyingkirkan semua distraksi itu.
Dan tentunya singkirkan juga kegiatan multitasking. Karena, multitasking itu adalah mitos. Kita bukan dapat mengerjakan banyak hal dalam satu waktu, tetapi kita melakukan perpindahan fokus yang cepat dari satu tugas ke tugas yang lain. Dan saat melakukan perpindahan itu kita ‘membayar’ waktu dan juga tenaga kita. Oleh karena itu, kita harus fokus terhadap satu tugas yang kita kerjakan. Singkirkan segala distraksi dan tindakan multitasking.
“Multitasking is a myth. In reality, it’s rapidly switching from one task to another, and then back again. And every time you make that switch, you pay a ‘tax’ on both your time and your energy. For that reason, it’s almost always more efficient to monotask: Focus on one thing and move on when you’re done, so you don’t pay unnecessary switching taxes.”
— Dr. Sahar Yousef, Cognitive Neuroscientist, UC Berkeley
Don’t Try To Be Perfect
Karena di dunia ini tidak ada yang sempurna, maka kita jangan mencoba untuk menjadi sempurna. Hal ini berarti jangan terlalu memaksakan kehendak untuk bisa sempurna di setiap tugas yang kita kerjakan. Fokuslah pada kemampuan terbaik kita dan lakukan itu. Terkadang kita lupa, saat mencoba untuk menjadi sempurna, kita sudah mengabiskan waktu lebih untuk memikirkan cara untuk sempurna. Padahal, waktu yang terpakai itu bisa saja kita gunakan untuk mengerjakan tugas lain atau mengasah kemampuan diri.
Ibaratkan bunga, tentu saja tidak mekar setiap hari. Tetapi, akan mekar disaat yang tepat. Ketika mekar, maka dia akan memancarkan keindahan. Masa-masa perkembangan bunga itu akan terbayarkan sebab keindahan mekarnya bunga.
Start Now
Setelah semua tips di atas sudah terpenuhi maka tibalah saatnya. Mulailah eksekusi. Setiap rencana akan tetap menjadi rencana jika tidak dimulai. Jangan lagi berpikiran untuk menundanya ketika sudah merencanakan. Kalau bisa dikerjakan sekarang maka kerjakan saja.
Cukupkan waktumu untuk menyusun rencana, jangan terlalu lama dalam merencanakan.
Bonus Tip: Don’t Forget to Self Reward
Jangan lupa untuk memberi hadiah pada diri sendiri ketika kita mencapai suatu pencapaian. Untuk melakukan yang terbaik, maka kita harus memberikan alasan yang baik bagi kita untuk berhasil. Dengan menghargai diri sendiri setelah menyelesaikan tugas, dapat membantu kita untuk melakukan yang terbaik setiap hari dalam hidup kita.
Semoga kita dapat menghadapi deadline dengan baik dan menjadi manusia yang lebih baik lagi..
